Mit einem Dokumentenmanagementsystem effizienter arbeiten

Mit einem Dokumentenmanagementsystem effizienter arbeiten

Ein Dokumentenmanagementsystem ist so etwas wie der Informationsspeicher für ein Unternehmen, denn mit der Hilfe dieses Systems sind alle relevanten Informationen immer zur richtigen Zeit auch am richtigen Ort. Damit wird eine Grundlage für die Entscheidungsfindung und für das Auslösen von geschäftlichen Prozessen geschaffen, denn je schneller eine Information zur Verfügung steht, umso schneller kann auch die richtige Entscheidung getroffen werden. Ein Dokumentenmanagementsystem ist sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform möglich, gebräuchlicher ist es heute allerdings in der digitalen Form.

Für alle Mitarbeiter zugänglich

In vielen Firmen und Unternehmen gibt es heute ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem, zum Beispiel in Form von Word- oder Excel-Dateien. In diesem System werden alle wichtige Dokumente zentral abgespeichert, und das Netzwerk sorgt dafür, dass alle Angestellten zu jeder Zeit auf jedes Dokument zugreifen, es ändern, verwalten oder auch vernichten können. Durch die hinterlegten Informationen wird es einfach, etwas Bestimmtes schnell zu finden und das lästige und oftmals lange suchen nach einem Dokument gehört der Vergangenheit an. Gespeichert werden alle Unterlagen zum Beispiel nach dem Datum ihrer Erstellung oder auch nach Schlagwörtern.

Effektiv arbeiten mit Workflow

Die Dokumente werden mit dem entsprechenden System (beispielsweise diesem https://www.ser.de/themen/dms.html) nicht nur verwaltet, sie können damit auch nach Belieben transportiert werden. Möglich wird das mit einem sogenannten Workflow-Management, das ein wichtiger Teil des eigentlichen Dokumentenmanagementsystems ist. Aufgrund von ganz bestimmten Parametern, wie einer Kategorie, einer Projektnummer oder auch einer Kundennummer, werden Dokumente zu den Kollegen geschickt, die sie bearbeiten. Je nachdem, wann und wie die Kollegen die Arbeit an den Dokumenten beenden, kann dann ein weiterer Schritt mit dem Workflow-System erfolgen. Workflow ist kein starres Gebilde, es kann teilautomatisch oder komplett manuell sein, aber es sorgt immer für eine deutlich schnellere Durchlaufzeit der Dokumente. Zudem ist es auch möglich, ein Dokument im Managementsystem schnell zu finden, ohne dass der Workflow daran beteiligt ist.

Mehr Transparenz

Natürlich können Dokumente auch kopiert oder gescannt werden, doch beide Varianten bergen die große Gefahr, dass wichtige Dokumente verloren gehen, noch bevor sie abgeheftet werden können. Das ist durch ein Dokumentenmanagementsystem nicht mehr möglich, denn die Daten sind in einem Speicher gesichert und liegen nur noch digital vor. Jeder der nötigen Arbeitsschritte wird protokolliert und so kann jederzeit nachverfolgt werden, wer zuletzt mit einem bestimmten Dokument gearbeitet hat und von wem welche Mail wann angekommen ist. Das macht das DMS transparent und für das Controlling bietet das System wichtige Auswertungen über alle Metadaten, die in den Dokumenten erfasst wurden.

Moderne, revisionssichere Archivierung

Jedes Unternehmen hat auch ein Archiv und was früher in Form von Aktenordnern in langen Reihen im Keller aufbewahrt wurde, passt heute auf eine Festplatte. Das Dokumentenmanagementsystem hat eine revisionssichere Funktion für die Archivierung und alle Dokumente werden unveränderbar in einem separaten Speicher abgelegt, der zudem schreibgeschützt ist. Das ist wichtig, wenn es beispielsweise um Dokumente geht, die für das Finanzamt bestimmt sind, denn so bekommt das Amt alles, was von Bedeutung ist, in einer lückenlosen Reihe von Dokumenten. Eine Überprüfung der Unterlagen auf Papier ist damit nicht mehr nötig. Ein weiterer Vorteil ist der geringe Platzbedarf. Selbst in dem Fall, dass alle Papierdokumente vernichtet werden, sind die elektronischen Dokumente immer sicher. Vorteilhaft ist ebenfalls, dass jedes Dokument sofort zur Hand ist, wenn es gebraucht wird, was bei Rechtsstreitigkeiten von Bedeutung sein kann.

Das Dokumentenmanagementsystem gibt es bereits seit Anfang der 1990er Jahre, aber damals war diese Form der Archivierung und der Verwaltung von Dokumenten sehr aufwendig und vor allem sehr teuer. Durch die rasante Entwicklung der Informationstechnologien, durch hohe Serverleistungen und nicht zuletzt auch durch große Speichermöglichkeiten ist das DMS heute in vielen Unternehmen zur Selbstverständlichkeit geworden.

Bild: © Depositphotos.com / garagestock

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Über den Autor

Ulrike Dietz ist verheiratet, Mutter von zwei Kindern und lebt im Hochsauerland. Die Journalistin und Buchautorin schreibt Artikel zu vielen verschiedenen Themen und bezeichnet sich selbst als flexibel, aufgeschlossen und wissbegierig.