So gelingt die private Ablage – ganz wie im Büro

Im unternehmerischen Bereich ist eine geordnete Dokumentenablage nahezu Pflicht für eine effektive Zusammenarbeit unter Mitarbeitern – daheim kommt es bei vielen Menschen jedoch oft zum Papierchaos. Genau wie bei Personen, die ein vorgeschriebenes Outfit auf der Arbeit tragen müssen, legen diese in den eigenen vier Wänden häufig Wert auf einen legeren Kleidungsstil. Ein ähnliches Phänomen lässt sich bei der Ablage erkennen. Statt die bewährten Strategien auch im privaten Bereich anzuwenden, weisen der eigene Schreibtisch, das Bücherregal und die Kommode Unordnung auf. Mit diesen Tipps beseitigen und verhindern Sie die Zettelwirtschaft und bringen Struktur in die private Ablage.

Das Kommoden-Problem

Die erste Ursache für das Chaos ist schnell gefunden: In den Briefkasten flattern täglich neue Rechnungen, Prospekte, Informationen und Unterlagen. Diese werden schnell mit dem Einkauf ins Haus befördert und landen auf der Kommode im Flur. Eine Unterscheidung zwischen wichtigen und irrelevanten Papieren wird zunächst nicht vorgenommen. Damit alle Dinge ihren richtigen Platz finden, kommt es auf die korrekte Ablage mit System an – ganz nach dem Prinzip auf der Arbeit, bei dem wichtige Dokumente nach bestimmten Kriterien gepflegt oder mit einem elektronischen Dossier-Programm gehandhabt werden.

Mit diesen acht Tipps wird die private Ablage erleichtert:

1.     Posteingangsschale für die Vorsortierung

Statt die Post auf die Kommode zu werfen, können Sie an dieser Stelle eine Posteingangsschale nutzen und eine Vorsortierung treffen. Unterlagen, die ohnehin im Eimer landen würden, werden so frühzeitig aussortiert. Wöchentlich sollten Sie die angesammelten Dokumente aus der Schale in die eigentliche Ablage überführen.

2.     Neue Ablagematerialien beschaffen

Viele Menschen kaufen privat nicht gezielt Büromaterialien ein – und wenn, dann nur Sonderangebote vom Discounter. Häufig ergibt das ein unansehnliches Durcheinander von verschiedenen Systemen und Ordnern in Wohnregalen. Schaffen Sie sich doch einfach schöne Aktenordner an, die Ihnen gefallen. Zudem sollten Sie Trennblätter für die Kategorisierung nutzen. Einstellmappenboxen und Hängeregistermappen sind zudem nicht nur im Büro nützlich.

3.     Auf eine klare Beschriftung achten

Mit der Zeit häufen sich auch im privaten Bereich die Unterlagen an. Damit Sie alles schnell wiederfinden, kommt es auf die klare und eindeutige Bezeichnung und Aufschrift an. Versehen Sie Ihr Ordnungssystem mit spezifischen Bezeichnungen wie Versicherungen, Steuerunterlagen, Bankunterlagen und Co. – so haben Sie die benötigten Informationen stets zur Hand. Für die einheitliche Kennzeichnung von Ordnern können Sie zudem Office nutzen – dieses hat eine Vorlage für Aktenetiketten.

4.     Unterlagen nach Sachthemen sortieren

Neben der Beschriftung der Ordner selbst ist ein durchdachtes Ablagesystem im Ordner sinnvoll. Nutzen Sie Trennblätter, um einzelne Bereiche abzugrenzen. Zudem können Sie ein Inhaltsverzeichnis als erste Seite anlegen, das alle wichtigen Informationen aufführt. So haben Sie einen schnellen Zugriff auf Gebrauchsanweisungen, Garantiescheine und weitere Unterlagen, die umgehend benötigt werden – auch in vollen Aktenordnern.

5.     Überblick über die Aufbewahrungsfristen

Gewöhnen Sie sich an, beim ersten Lesen von Dokumenten die Aufbewahrungsfrist auf Ihre Unterlagen zu schreiben. Nutzen Sie stets die gleiche Stelle, dann können Sie am Anfang eines Jahres direkt erkennen, welche Papiere nicht mehr benötigt werden und im Schredder landen können.

6.     Zeitschriftenstapel bändigen

Prospekte, Kataloge, Zeitungen und Zeitschriften sind übliche Verdächtige, wenn es um angesammelte Papierberge geht. Sammeln Sie diese Unterlagen in einem Stapel im Regal – auf diese Weise ist die Höhe des Stapels begrenzt. Wenn die Decke des Regalfachs erreicht ist, schmeißen Sie die unteren Zeitschriften weg, da diese nicht mehr aktuell sind. Bleiben Sie konsequent und legen Sie keinen zweiten Stapel an. Schließlich haben Sie alle aktuellen Unterlagen zum Durchstöbern!

7.     Bücher, CDs, DVDs und digitale Fotos nicht vergessen

Neben Aktenordnern sollte auch das eigene Büchersortiment nach Themen geordnet werden. Unterschiedliche Fächer im Regal können für verschiedene Themenbereiche, wie Kochbücher, Sachbücher und Romane genutzt werden. So haben Sie häufig mehr Platz in einer Kategorie für weitere Anschaffungen. Sollte der Platz knapp werden, ist es Zeit, sich von einigen Büchern zu trennen. Hierfür gibt es viele Möglichkeiten, wie etwa der Flohmarkt oder Online-Reseller.

Zwar gibt es für CDs und DVDs geeignete Ständer, jedoch verstauben diese schnell und stehen im Weg rum. Wenn Sie diese Datenträger nicht im Regal verstauen wollen, können Sie diese geordnet in einem Schuhkarton unterbringen, nach Kategorien sortieren und beschriften.

Aufgrund von modernen Fotoapparaten und Smartphones sind wir nicht mehr bei der Anzahl von Aufnahmen begrenzt – auf der eigenen Festplatte führt das schnell zu einer unübersichtlichen Ordnerstruktur. Übertragen Sie daher nicht jedes Foto, sondern sortieren Sie bereits beim Transfer verschwommene Bilder, Dopplungen und langweilige Motive aus. So finden Sie auf Ihrem Computer nur die wahren Schnappschüsse.

8.     Routinemäßiges Ausrümpeln

Trotz aller guten Vorsätze und durchdachten Ablagesysteme kommt es in der eigenen Wohnung und bei der Ablage von Dokumenten zu Unordnung. Daher sollte einmal im Jahr das große Aussortieren stattfinden, bei dem Sie alle Unterlagen und Dinge wegwerfen, die Sie nicht mehr brauchen. So verschwinden unwichtige Papiere nicht aus Versehen im Ablagesystem, wo sie auf Dauer wichtigen Platz wegnehmen.

Mit diesen Tipps, der richtigen Strategie und etwas Disziplin gelingt die private Ablage. Genau wie im Unternehmen sparen Sie mit einer guten Führung von Dokumenten eine Menge Zeit – schließlich wollen Sie Ihre Freizeit nicht mit dem aufwändigen Suchen von Belegen und Rechnungen verschwenden!

Bild: @ depositphotos.com / AndrewLozovyi

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Klaus Wolf

Unter dem Pseudonym Klaus Wolf schreibt ein erfahrener und professioneller Autor. Er ist in vielen verschiedenen Themen bewandert und schreibt gern für diesen Blog.

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